¿Cómo organizar los archivos de tu oficina?

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¿Cómo organizar los archivos de tu oficina?

Organizar archivos de oficina puede ser una labor difícil, en especial si tienes grandes cantidades de archivos y documentos. Sin embargo, este proceso no tiene que ser doloroso. Planificar con anticipación y decidir un sistema para ordenar tus archivos pueden ayudarte a organizarlos de manera que se acoplen a tu negocio y asegurar que encuentres los documentos importantes de una manera más eficiente. Cuando tengas tus archivos en un buen orden, entonces tendrás que ceñirte a un sistema constante para mantenerlos de esa forma.

1-Desarrollar un sistema: Crea categorías de archivos. Lo primero que debes hacer si quieres organizar tus archivos es decidir qué categorías principales utilizarás para clasificarlos. 

2- Acondiciona subcategorías: Dentro de cada categoría, puedes ser más específico al desarrollar una lista de subcategorías. Cualquier hoja de papel que se tenga que archivar puede definirse según dos términos, la categoría general y la subcategoría.

3- Utiliza un sistema de codificación por colores: Esto suena simple, pero puede ser una manera muy efectiva para organizar los archivos con el fin de acceder a ellos de manera rápida. Decide cuántas categorías diferentes tendrás en el sistema de organización de archivos y luego utiliza diferentes fólderes coloridos según esa cantidad.

4-Etiqueta los archivos: Ahora, cada archivo en tu oficina tiene un lugar definido. Debes escribir la etiqueta en la pestaña de cada fólder de manera clara y precisa para que sepas a dónde pertenece. La etiqueta de cada fólder debe comenzar con la categoría general y luego la subcategoría específica. 

5- Ordena alfabéticamente los archivos: Cuando hayas establecido el sistema para organizar los archivos y hayas creado todos los fólderes, entonces ponlos en orden. Debes clasificar alfabéticamente los fólderes generales. Dentro de cada fólder general, todas las subcategorías también deben clasificarse alfabéticamente.